„Gruppen buchen häufig sehr früh“

Themen | 30. August 2018 | Keine Kommentare

Christian Payr ist seit Mai 2018 Leiter Gruppenreisen bei Thomas Cook. Im Interview erläutert er die Besonderheiten dieser Reiseform.

Herr Payr, Gruppenreisen sind eine besondere Reiseform, die in den vergangen Jahren immer populärer geworden ist. Schon seit dem Jahr 2000 bietet Thomas Cook Gruppenreisen an und hat aufgrund der erhöhten Nachfrage in den vergangenen Jahren personell aufgestockt. Aktuell arbeiten mit Ihnen neun Kolleginnen und Kollegen im Team. Was genau ist das Besonderer bei einer Gruppenreise, wie unterscheidet sich eine Gruppenreise von einer individuellen Buchung.

Das Handling bei einer Gruppenreise ist komplett anders als bei individuellen Buchungen. Unser Job ist sehr vertriebslastig und zugleich abhängig von internen Schnittstellen. Ich fange mal damit an, was eine Gruppe ausmacht. Nach unserem Verständnis besteht eine Gruppe aus mehr als neun Personen. Zehn bis 18 Personen kann auch das Reisebüro noch direkt buchen. Wir dagegen können bis zu 50 Teilnehmer auf einen Auftrag buchen, bekommen aber auch Anfragen für Gruppenreisen von zehn bis zu 1.900 Personen. Letztere ist übrigens eine ganz konkrete Zahl, die tatsächlich bei uns als Anfrage ankam. Es ging dabei um eine Gruppenreise nach Kos im Oktober 2019, an der wir immer noch mit Hochdruck arbeiten. In der Regel kommt also zuerst ein Reisebüro auf uns zu mit einer Anfrage für eine Reisegruppe, die größer als 18 Personen ist.

Wie geht‘s dann nach der Anfrage weiter?

Wir müssen dann zuerst Kontingente blocken, also eine Optionierung der Zimmer vornehmen – mit Storno-Möglichkeit. Eventuell kommt dann noch der Kontakt mit unseren Kolleginnen und Kollegen im Zielgebiet oder unseren Zielgebietsagenturen hinzu, um Ausflüge und Transfers zu organisieren. Je nach Gruppengröße müssen wir im Flugeinkauf eventuell einen Vollcharter anfragen.

Wir unterscheiden zwischen offenen und geschlossenen Gruppen. Offene Gruppen ergeben sich, wenn ein Reisebüro eine Tour anbietet und diese beispielsweise in der regionalen Zeitung inseriert. Die maximale Gruppengröße steht vorher fest und das Reisebüro „sammelt“ nun die Gäste für diese Reise. Bei den geschlossenen Gruppen handelt es sich um Vereine oder Interessensgruppen, also um Menschen, die einander kennen und gemeinsam verreisen. Und diese Gruppen buchen immer sehr früh, sobald unser Programm buchbar ist. Wobei die Anfragen zu diesen Reisen schon Monate vorher bei uns eingehen.

Welche Art von Urlaub buchen Gruppenreisende vornehmlich?

Das ist sehr unterschiedlich und reicht von Städtereisen bis hin zum klassischen Badeurlaub. Es kommt dabei natürlich immer auf die Gruppe an. Wir bekommen beispielsweise oft Anfragen für Sportvereine, die ihre Reise zur Saisonvorbereitung nutzen. Dann müssen natürlich bestimmte Gegebenheiten vorhanden sein, wie ein Golf-, Fußball- oder Tennisplatz sowie ein Fitness- und SPA-Bereich. Macht der Sportverein nach der Saison eine Abschlussfahrt, dann spielen natürlich andere Dinge eine Rolle.

Können Sie weitere Beispiele für reisende Gruppen nennen?

Das gibt es wirklich eine große Bandbreite. Von Abi-Reisen bis zu Bridge- oder Pokergruppen. Es sind beispielsweise auch Fan-Flieger zu den Begegnungen international agierender Bundesliga-Vereine geplant. Aktuell gibt es beim Vertrieb eine Anfrage für eine große Grill-Woche im Casa Cook Kos, das dann für sieben Tage exklusiv für die Gruppe buchbar wäre.

Absoluten Event-Charakter verspricht eine speziell aufgelegte Metal-Reise, für die wir Mitte Oktober fast 900 Heavy Metal Fans in ein Hotel nach Mallorca gebucht haben. Das entsprechende Hotel hat exklusiv für dieses Event länger geöffnet und unsere Flugabteilung hat die entsprechenden Kapazitäten zur Verfügung gestellt. Vertrieben wird diese Reise von den Organisatoren eines legendären Heavy Metal-Festivals. Während der gesamten Woche finden Konzerte auf dem Hotelgelände statt.

Sind die Ziele von Gruppenreisenden denn andere als die bei individuellen Buchungen?

Nein, da gibt es keine grundlegenden Unterschiede. Auf Platz Eins liegt Mallorca, gefolgt von Bulgarien. Rang Drei nimmt ein Deutschland-Ziel ein, der Europapark Rust. Wir haben aber auch Anfragen für Zielgebiete, die wir bei Thomas Cook nicht im Programm haben – zum Beispiel Andorra oder die Azoren. Das vermitteln wir dann aber auch.

 

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